Автоматизация бизнеса: Веб‑студия

Представляемый программный комплекс предназначен для российских компаний, специализирующихся на услугах по долгосрочной технической поддержке интернет-проектов. Система охватывает большинство бизнес-процессов внутри компании, в результате чего взаимодействие между клиентом, сотрудниками клиента И директором, бухгалтером, менеджерами, программистами, верстальщиками и дизайнерами веб-студии происходит организованно и систематизировано. И от того продуктивно.

Вообще-то, при определенной доли удачливости, система позволяет выключить из состава организации веб-студии всех действующих лиц, кроме программистов-верстальщиков и дизайнеров: все остальное происходит само.

Внимание! Ниже написано много слов. Если хотите, пролистайте вниз - там картинки.

Зачем автоматизация нужна клиентам студии?

Многие владельцы успешных сайтов сталкиваются с проблемой долгосрочной поддержки своих ресурсов. Как правило, клиент и подрядчик сносно справляются с тем, чтобы разработать, сдать и запустить красивый сайт или сервис, а вот с его дальнейшим развитием возникают проблемы. Почему?

Вот что обычно нужно клиентам от техподдержки их сайта:

  1. сайт должен работать;
  2. сайт должен работать нормально: скорость ответа не должна падать, верстка - ломаться, страницы и фотографии - теряться;
  3. ответственный за наполнение сайта сотрудник должен иметь возможность задавать вопросы по функционалу в случае чего;
  4. SEO-специалист и SMM-специалисты должны иметь возможность запрашивать модификации кода сайта под свои нужды;
  5. часто необходимо развивать существующий и разрабатывать новый функционал;
  6. периодически нужно производить сложные операции, вроде автоматического обновления базы данных из внешних источников;
  7. документы по работе с подрядчиком должны быть в порядке, финансовые взаиморасчеты - прозрачными и предсказуемыми.

Плохой Жизненный пример, как это не должно, но зачастую происходит по факту

  • сайт полностью ломается в самый неподходящий момент: забыли продлить домен, SSL-сертификат или DNS-хостинг;
  • сайт начинает тормозить, верстка Главной ломается: SMM-щик поставил сторонний плагин для загрузки фото из Facebook'a, но не подумал подключить асинхронную загрузку кода;
  • ответственный за наполнение сайта сотрудник уволился. И сисадмин тоже. Нанятые новые сотрудники ничего не знают про работу сайта, и на их обучение уходит месяц;
  • SEO и SMM-специалисты выставляют противоречивые требования к модификациям функционала сайта. Разработчик устал с ними спорить и слепо реализует всё, что приводит к непредсказуемым последствиям;
  • после открытия сайта в связи с его ростом и изменением Интернета требования к нему несколько раз менялись, документация отсутствует, что превращает дальнейшее развитие сайта в боль;
  • обновление базы данных нужно было сделать к выходным. Ответственный сотрудник вспомнил и отправил задачу в работу в пятницу вечером. И, впопыхах, забыл сообщить пароль к архиву с исходными данными. Это фиаско!

Как видно, перечисленные выше популярные проблемы связаны в первую очередь с коммуникациями и человеческим фактором. Наша автоматизированная система взаимодействия заказчика и исполнителя выстроена так, что вероятность возникновения подобных проблем сводится к минимуму посредством технических средств.

Зачем автоматизация нужна самой студии?

В основном, чтобы сформировать ясный и наиболее практичный путь взаимодействия с клиентом, заставить его систематизировать постановку задач и, как следствие, обеспечить поддерживаемому проекту долгую и безоблачную жизнь.

Заодно автоматизация позволит:

  • контролировать своевременность оплаты услуг клиентами;
  • контролировать описанный выше хаос клиентских запросов, даже если у вас много клиентов с большим числом сотрудников и активно развивающимся сайтом;
  • выкинуть из команды самое слабое звено - менеджера, зачастую лишь увеличивающего "испорченность телефона" при коммуникациях с заказчиком;
  • выкинуть из команды бухгалтера (опционально);
  • автоматически рассчитывать стоимость услуг для клиентов, а также зарплаты сотрудников;
  • выставлять счета и вести документооборот компании;
  • не только оказывать техподдержку, но и разрабатывать целые сайты и развивать собственные проекты в пространстве тикетной системы.

Как работает автоматизиация веб-студии в двух словах

  • система следит за всеми услугами, связанными с работой сайта. Даже если у клиента десять разных аккаунтов для разных юр.лиц и тридцать услуг;
  • все запросы от всех специалистов клиента обрабатываются посредством единой тикетной системы;
  • все запросы запросы попадают напрямую к программистам-исполнителям, минуя менеджера;
  • по мере отправки запросов, внутри тикетной системы автоматически фиксируется вся история работ по сайту, своеобразная динамическая документация;
  • все участники процесса видят, что, когда, кем и почему запрашивалось. Если возникают конфликтующие запросы, они разрешаются заблаговременно;
  • запрос к можно отправить прямо с обслуживаемого сайта без дополнительной авторизации, быстро и удобно, или через мобильное приложение;
  • запросы выполняются в соответствии с Регламентом, что дополнительно дисциплинирует сотрудников клиента и заставляет их сначала подумать, а потом отправить запрос;
  • финансовый отчет генерируется полностью автоматически. Директор и/или бухгалтер имеют оперативный доступ как к прозрачной статистике взаиморасчетов, так и к формальным документам (Счета, Акты).

Подробнее и с картинками

Выше было много слов, а теперь - кликабельные картинки!

Работа через Тикетную Систему с точки зрения Клиента












Биллинг с точки зрения Клиентов




Работа Тикетной Системы с точки зрения директора веб-студии























Биллинг с точки зрения директора веб-студии





















Сухой остаток

Система позволяет автоматизировать, контролировать и учитывать:

  1. обращение клиентов в Тикетную Систему прямо с их сайта или через мобильное приложение;
  2. весь процесс обработки запросов (тикетов): от постановки задачи до реализации;
  3. учет трудозатрат по тикету, добавление скидок;
  4. сохранение истории обращений по домену, проекту;
  5. поиск по Тикетам;
  6. вывод всех Тикетов и внутренних Задач с фильтрацией по ответственному сотруднику;
  7. расчет зарплат Сотрудников;
  8. расчет затрат для Клиентов;
  9. Документооборот: выставление, хранение и учет Счетов, Актов, Договоров, вывод в PDF с печатью и подписью;
  10. Взаиморасчеты с Клиентами, связаннные со списаниями за тикеты;
  11. общую статистику по всем клиентам, с автоматизированным выставлением счетов и отправкой писем;
  12. Личный кабинет Клиента со срезом всех документов, касающихся финансового взаимодействия;
  13. email-оповещения обо всех событиях системы;
  14. учет Регулярных Трат: хостинг, домены, SSL-сертификаты, DNS-хостинг - все это контролируется в одном месте, сколько бы учетных записей и юридических лиц у клиентов не было;
  15. Статистику по прибыли: сколько всего денег приносит тот или иной клиент.

Реализация - связка NetCat и osTicket.

Как заказать такую же?

Система существует в виде единственной рабочей версии, используемой нами самими в данный момент. Коробочное решение не предусмотрено. Копию системы можно приобрести в виде внедряемого решения по одному из следующих сценариев или их комбинации:

  • Интеграция "как есть" | 200 тыс. руб. | 2 недели. Развертывание точного клона системы "как есть" в ее текущем виде на ваших ресурсах, предоставление документации в текущем ее виде, без отчуждения авторских прав, без мобильного приложения;
    • возможны доработки системы под специфику вашего бизнеса за дополнительную плату, размер которой обсуждается индивидуально;
    • возможна дальнейшая техническая поддержка на общих условиях и постепенное развитие системы в соответствии с вашими задачами;
    • передача исходного кода мобильного приложения "как есть": + 30 тыс. руб., адаптация и публикация под вашим брендом +50 тыс.
  • Предоставление строгого ТЗ | 120 тыс. руб. | 1 месяц. Детальное описание бизнес-логики + структура полей + скриншоты. Это ТЗ на данный момент не существует, поэтому его создание займет время.
    • отчуждение авторских прав с отказом от дальнейшего распространения: +381 тыс. руб.

Чтобы начать диалог, вы можете запросить бесплатную online-презентацию через Skype. Свяжитесь с нами по email (обязательно сообщите ИНН и сайт вашей организации), чтобы согласовать дату и время презентации. В течение 20-40 минут наш директор в реальном времени покажет вам, как работает система и ответит на вопросы.

Блог

Наши конкурентные преимущества

Состоят в нескольких уникальных подходах к работе, которые вы не встретите у большинства конкурентов.

далее

Как и зачем мы документируем проекты

Стиральная машина - источник вечных страданий и неразрешимых вопросов. Какую кнопку нажать? А если светлое вместе с темным, то это ничего? Зачем здесь столько отделений и почему рядом стоит столько коробочек и бутылочек? Что сделать, чтобы моя единственная и любимая футболка не села на 5 размеров, как в прошлый раз?

далее

Требовательно, нудно, и поэтому результативно

Наша компания специализируется на долгосрочной технической поддержке ресурсов на CMS NetCat. Кроме, собственно, разработки всяких разных автоматизированных штук, мы успешно поддерживаем и развиваем более десятка сложных нагруженных проектов в течение многих лет.

далее

Весь блог тут